La numérisation des archives municipales

Pouvoir examiner en détail et de chez soi un document conservé dans les archives municipales ou les fonds patrimoniaux de la Ville d'Albi est aujourd'hui possible pour ceux qui mènent des recherches.

Si la numérisation a ce côté pratique, elle a aussi un double effet :

• Éviter les manipulations, sources d'altération du document d'origine
• Protéger ainsi des documents fragiles dans de bonnes conditions de conservation

Numériser, ce n'est donc pas pour faire de la place dans les rayonnages qui continuent, malgré l'ère du numérique, à se remplir ! À Albi, les archives municipales conservent 1 500 mètres linéaires. La Communauté d'agglomération, bien plus récente, en a déjà 1 000...

« La destruction de documents archivés est interdite ou soumise à certaines conditions », rappelle Laurence Plas, conseillère municipale déléguée aux archives. « Le document papier reste encore la meilleure preuve, alors que le numérique peut être facilement falsifié. »

200 000 pages numérisées

La Ville d'Albi a commencé un travail de numérisation en 2017 avec le traitement des archives foncières. En 2021, elle a investi dans un nouveau scanner, ce qui a amélioré la qualité des fichiers.

En trois ans, près de 200 000 pages couvrant la période 1857-1963 ont été ainsi scannées. « Nous prévoyons de traiter les fichiers jusqu'en 1982. Après, il s'agit de documents plus récents et moins prioritaires », explique Laurence Plas.

Techniquement, chaque page est numérisée et fait l'objet d'un traitement informatique et d'un référencement. On parle ici d'indexation. Les images sont ensuite stockées dans un serveur dédié et dupliquées par mesure de sécurité.

L'avenir des fichiers

La question de la pérennité d'un fichier numérique reste entière. Pourra-t-on lire un document dans dix ans et encore plus, dans un siècle ?

La Bibliothèque nationale de France dispose pour sa part d'un système qui cherche à garantir la préservation des documents numériques de sorte que l’information reste lisible, compréhensible et réutilisable à long terme, même si les technologies ont évolué. Mais ce système est extrêmement coûteux. Malgré tout, la Ville d'Albi et la Communauté d'agglomération de l'Albigeois veillent à ce que les fichiers soient toujours lisibles.

Pour les archives municipales, l'objectif à moyen terme est de disposer d'un portail permettant au public d'accéder aux fichiers numérisés. « Les demandes portent souvent sur l'état-civil et l'urbanisme », précise l’élue.

Une politique de numérisation cohérente

Si les archives municipales contiennent des documents postérieurs à la Révolution française, les fonds patrimoniaux de la Ville d'Albi qui représentent plus de 80 000 documents, sont souvent bien plus anciens. Tous n'ont pas vocation à être numérisés. C'est le cas d'un certain nombre d'entre eux qui existent en plusieurs exemplaires ailleurs et qui sont déjà numérisés notamment à la BNF et mis en ligne sur le site Gallica. Les campagnes de numérisation ne concernent dès lors que les documents que seule Albi possède. Il s'agit, par exemple, des manuscrits médiévaux de la cathédrale. D'autres manuscrits plus récents ont été numérisés, mais ne sont pas disponibles en ligne en raison des droits d'auteur auxquels ils sont encore soumis. C'est le cas des écrits de l'auteur Ferdinand Céline qui ne sont pas encore tombés dans le domaine public.

Concernant certains titres anciens de la presse locale (comme L'union républicaine du Tarn, Le Tarn, L'An 44), des campagnes de numérisation sont conjointement réalisées avec Occitanie Livre et lecture, mais aussi l'Agence du livre en Occitanie. Près de 5 000 nouveaux documents de presse ancienne supplémentaires ont été ainsi mis récemment en ligne.

Enfin, les documents d'intérêt local sont également numérisés selon leur intérêt et leur état.

Si la numérisation représente un certain coût, il exige aussi beaucoup de temps pour préparer les collections à numériser. À l’issue de l'opération, il reste encore à faire les notices des ouvrages et à tout mettre en ligne.

La bibliothèque Cécilia

Les lecteurs qui le souhaitent peuvent consulter la bibliothèque numérique patrimoniale Cecilia où de plus en plus de documents sont accessibles.

Mise en ligne en 2021, cette bibliothèque présente notamment 18 736 vues de manuscrits, pour un total de 53 513 vues.

Trois expositions virtuelles sont également en ligne sur l'onglet « expositions » de Cecilia : Le livre haut en couleur (la couleur dans le livre) ; Sur la table du patrimoine (gastronomie) ; D'or et de lumière (lettrines). Une quatrième (Cartes sur table : 10 siècles de représentation du monde) vient d'être mise en ligne.

Cécilia